01Por qué no una app de reservas genérica
DC Dream Beauty usaba la versión gratis de Setmore. No podía cobrar un depósito parcial ni respetar la regla del estudio de llenar cada bloque de dos horas desde su primera hora libre. El módulo de citas de Square daba error con los depósitos. Así que construimos un sistema de reservas con las reglas reales del estudio y dejamos a Square solo para lo que hace bien: cobrar.
02Paso 1: la clienta arma su cita
En la página de reservas la clienta marca uno o varios servicios y extras, como el diseño a mano. Un resumen le muestra al instante el tiempo estimado, el total, el pago para reservar y el saldo del día de la cita. En DC Dream Beauty el depósito es el 30% del total más la tarifa de tarjeta, y nadie tiene que preguntar precios.
03Paso 2: solo horas que de verdad existen
La clienta escoge un día y solo ve horas de inicio donde la cita completa cabe dentro de las reglas de la dueña. En DC Dream Beauty eso significa bloques entre semana de 10 a 12, 12 a 2 y 3 a 5, sábados de 9 a 5 y domingos cerrado, ofreciendo solo la primera hora libre de cada bloque para que el día no tenga huecos sueltos.
04Paso 3: la hora se aparta mientras paga
Cuando la clienta toca para pagar, el sitio vuelve a comprobar que la hora sigue libre y la aparta 30 minutos. Si alguien la acaba de tomar, le pide escoger otra hora. El precio lo calcula el servidor, no la página, así que no se puede cambiar desde el navegador.
05Paso 4: Square cobra el depósito
La clienta paga en la página segura de Square, así que los datos de la tarjeta nunca pasan por tu sitio. Cuando Square la devuelve, el sitio le pregunta a Square si el pago entró. Si entró, la cita queda confirmada y la clienta ve el día, la hora, los servicios, lo pagado y el saldo. Si no, la hora se libera a los 30 minutos y el cobro de Square se anula.
06Paso 5: tu agenda privada
La dueña abre una agenda privada en su celular, instalada como app y protegida con clave. Cada cita pagada le llega como aviso en el teléfono. Desde la agenda agrega las citas que llegan por mensaje, bloquea horas o días completos, mueve o cancela citas y guarda el historial y las notas de cada clienta.
07Paso 6: recordatorios y tus propios ajustes
Cada noche la agenda muestra las clientas del día siguiente con un botón de WhatsApp y otro de texto que abren la app de la dueña con el recordatorio ya escrito. En “Mi negocio” cambia precios, servicios, duraciones, horarios, días cerrados y el depósito, y el sitio público muestra el cambio en menos de un minuto, sin llamar a nadie.
08Dymon Tattoo: el siguiente nivel, en lanzamiento
Para un tatuador la duración depende de cada pieza, así que la reserva empieza con un enlace de cotización personal enviado por WhatsApp, válido por 7 días y de un solo uso. El cliente ve la pieza, la duración y el precio, escoge un día que muestra en cuál de las cuatro ciudades está el artista, acepta la política y aparta la fecha con un depósito de $100 en Square. Square avisa directamente al sistema, así que la cita se confirma aunque el cliente cierre la página. Los clientes que ya vinieron pueden reservar solos 2, 4, 6 u 8 horas. El sistema está construido y probado de punta a punta, y el cobro real de depósitos está en su etapa final de activación.
09Qué conectamos nosotros y qué queda en Square
Construimos la página de reservas, las reglas de horario, el apartado, la confirmación, la agenda, los avisos y los recordatorios, y podemos pasar tus citas y tu lista de clientes desde tu app anterior, como hicimos desde Setmore. Square maneja la página de la tarjeta, el depósito, sus propios avisos de pago y cualquier reembolso. La confirmación para el cliente aparece en pantalla; los textos o correos automáticos al cliente se pueden agregar como siguiente paso.